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（2009年3月10日）
第一章 总 则
第一条、档案管理工作是协会各项工作连续性、有序性的有力保障。为了加强本协会档案管理工作,不断提高档案管理水平与质量，特制定本档案管理制度。
第二条、嘉兴市互联网协会档案由秘书处统一管理。秘书处指派专人负责档案管理工作，并根据档案管理有关标准统一制定关于文件的整理、立卷、编目等原则。
第三条、本档案管理制度涉及书面档案与电子档案两大类。
第二章归档制度
第一节 归档范围
第四条、书面档案归档范围：协会规章制度、历届理事的资料档案、工作总结、重大活动资料及重要出版物等具有保存价值的文档资料。
第五条、电子档案归档范围： 协会财务档案、重要活动资料、主要项目资料以及具有保存价值的其他文件。
第二节 归档时间
第六条、协会人事档案应在换届选举确定信息两周内及时进行登记与建立，并由档案管理人员归档。
第七条、每月底各部门将会议、相应活动的总结及相关资料等材料送秘书处统一存档。
第八条、对于协会组织或参与承办的活动档案（包括相关的DV资料），各个相应参与部门应尽快整理并归档。秘书处应该在活动结束之后两周内统一整理归档。
第九条、每年整体工作结束的前两周内，各部门负责人将工作总结以电子文件形式及时移交秘书处。
第十条、每年末，秘书处负责将协会规章制度、工作总结及其他需要归档的文件进行一次整理。
第十一条、严格执行档案材料统一管理的原则，凡在协会工作活动中形成的具有保存价值的文件材料，都应按相应要求及时交由秘书处归档保存。
第三节 归档要求
第十二条、归档的书面档案一般一式一份，价值大和利用频繁的文件材料可一式两份或按需要增加份数。
第十三条、归档的文件必须符合要求，使用A4纸或信纸，用黑色钢笔、黑色碳素笔书写，所涉证件、原件或复印件要求种类齐全、份数完整。归档的文件内容必须真实、准确、与事实相符。
第十四条、卷内文件的排列一般按重要程度或时间顺序依次排序，必须保证文件之间的条理性和有序性。
第三章档案管理
第十五条、协会各部门交存的档案，每日值班人员应作好接收、登记和简单保存工作。
第十六条、每周秘书处派专人对一周内上交的档案进行分类汇总、按归档要求整理上交材料，并做好相应的登记、统计工作。
第十七条、档案管理人员应在每月月末对上交档案进行一次阶段性的整理、核实检查，保证档案的完整性。每年末进行一次全面性的整理。
第十八条、对于由秘书处管理的书面档案：
1.存放档案必须有专用柜架。在排列上架时，应按照类别和保管单位的次序，从左至右，自上而下，以便于管理、查找和利用。
2.存放照片、录音带、磁带、光盘需用特制的密封盒和专用的卷盒，按编号顺序排列在专用柜内。
第十九条、电子档案管理：
电子档案的保存地点可以多样化。主要保存在办公室电脑中并在协会档案管理人员处备份。
第二十条、档案编号：
书面档案与电子档案应采取同样的编号加以管理。编号由三部分组成，即“部门代号+时间（年、月、日）+活动名称或档案内容”。
第四章档案借阅制度
第二十一条、查阅档案，必须填写《档案查阅登记簿》，不得损坏和遗失。
第二十二条、相关人员查阅档案，经协会秘书长或副秘书长批准后必须持有主要负责人同意查阅的签字证明方可查阅档案；并办理登记手续，查阅者不得查阅本人的人事档案及相关档案。
第二十三条、借阅档案不得擅自转借，不得折叠、剪贴或抽页、拆封档案，严禁在档案上随意勾画、涂抹、添加文字等。
第二十四条、凡要摘抄复制时，必须说明理由。未经同意不得摘抄档案材料，同意摘抄的材料须经档案资料负责人员仔细核对并签署意见；查阅者不得将档案材料拿出档案室。
第二十五条、档案归还时，经档案管理人员核查无误后，档案归入档夹。
第五章档案的鉴定和销毁制度
第二十六条、秘书处保存协会档案期限：
1.协会主要负责人的人事档案资料、重大活动档案资料及重要出版物保
管期限为永久保存。
2.其他相关资料视档案资料的保存价值确定其保管期限。
第二十七条、档案销毁程序
档案管理人员应列出销毁档案的清册并撰写销毁档案报告报秘书长审批。销毁清册及报告的档案应保存。销毁档案时，由二人以上进行监销，在销毁过程中主观失密或对协会造成损失的，将追究其责任。
第六章档案管理人员职责
第二十八条、档案管理员职责：
1.努力学习有关档案管理程序，不断提高工作能力，加强沟通，加强与各部门的联系。
2.归档材料须做到准确、完整，分类合理，保证案卷质量符合要求。
3.充分发挥档案作用，认真编制、完善检索工具，做到查阅迅速、准确。
4.做好档案统计工作，对库存案卷心中有数，出入有据。
5.定期进行档案鉴定工作，严格遵守档案销毁制度，对超过保管期限和
重复文件要销毁的应造清册，经协会领导批准后，签字见证，方可销毁。
6.严格遵守保密制度，确保档案的安全，不得擅自扩大档案的利用范围。
第七章附 则
第二十九条、嘉兴市互联网协会拥有本制度的最终解释权。
第三十条、本制度自公布之日起执行。 | 
